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臺灣屏東地方檢察署:回首頁

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near 網站檔案應用使用說明

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:108-6-15
  • 資料點閱次數:194

機關檔案目錄查詢網圖示

 檔案目錄數量相關統計分析

壹、前言
  「機關檔案目錄查詢網」(Navigating Electronic Agencies’Records ,簡稱NEAR )由國家發展委員會檔案管理局所建置,提供各界查詢全國中央及地方各政府機關,以及受政府機關委託行使公權力之個人或團體所管有之檔案目錄資訊。 NEAR所公布的目錄是由各機關依檔案法相關法令規定,每半年彙送包含新增及更新之檔案目錄,惟依機密檔案管理辦法第5 條規定,機密檔案目錄不予彙送公布之。
  在NEAR可查詢的檔案目錄包含「案件」層級或「案卷」層級之檔案目錄。從民國(以下同) 96年7月1 日起,為了因應目錄數量快速成長,以及案件之「案由」內容易滋生個人隱私保護疑慮,皆以「案卷」層級進行公布。當您在NEAR無法查到所需要的檔案目錄時,可以向可能管有相關檔案的機關請求協助。
  透過NEAR查詢到之檔案目錄係由各個政府機關保管之檔案,如果想要申請應用,建議您將在NEAR 查詢到的資訊,填寫檔案應用申請書或另以書面載明應載事項,向檔案管有機關提出申請,以節省您的時間。
  NEAR除了提供檔案目錄查詢外,也歡迎您加入NEAR的會員,只要到「顧客中心」選項下辦理帳號申請,即可享有客製化的服務,包含利用「加到我的檔案夾」功能,將感興趣的檔案目錄暫存在系統,之後可以透過系統直接產出申請書。 此外,也可以利用「我的申請紀錄」功能,查詢之前所申請過的檔案紀錄,方便又快速。


貳、名詞解釋
為方便瞭解NEAR的檔案目錄資訊,以下先就一些檢索欄位及專有名詞進行介紹。

  1. 機關檔案:由各機關自行管理之檔案。
  2. 案件:收文或發文連同其簽辦或創簽的文件。
  3. 案卷:具體表現案件間之關連性,並反映業務活動情形的案件組合。
  4. 案由:扼要表達案件主旨或事由的文字。
  5. 案名:扼要表達案卷內容的名稱。
  6. 內容摘要:綜合著錄全案卷的扼要案情,並可以就各卷收錄情形,以時間、業務性質、區域、人名或團體名稱扼要說明各卷重點。
  7. 主題:依據案件或案卷內容,選擇可以表達檔案主題的關鍵詞彙著錄,包括案件或案卷內容有關的事項或主題、人名、機關(構)、或團體名稱、地點、時間等關鍵字詞。
  8. 檔號:檔號是檔案的唯一識別值,也是查檢檔案重要的資訊。案卷層級檔案目錄,以年度號、分類號及案次號作為唯一識別鍵值;案件層級檔案目錄則以年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號作為唯一識別鍵值。通常查到所需的檔案目錄後,您如果需要某一件或某一案檔案,檔號就要填清楚。
  9. 分類號:代表分類表所載類目名稱的文字、數字或其組合。


參、目錄查詢方式
  NEAR提供「目錄瀏覽」及「目錄搜尋」等二種查詢模式。「目錄瀏覽」適用於當您不瞭解資料庫內容、沒有明確目標或者不確定要用什麼字詞檢索時。如果您已經有明確、特定的需求,建議您使用「目錄搜尋」,可以快速方便找到您所需要的檔案,以下就分別介紹這二種查詢模式。


一、目錄瀏覽
  「目錄瀏覽」是以直接點選方式提供「機關檔案目錄瀏覽」及「機關分類表瀏覽」,提供點選查看機關名稱或分類項目。


1 .機關檔案目錄瀏覽
  「機關檔案目錄瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關之檔案目錄,點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延,其下是以中央及地方機關之組織層級進行排序,點選特定機關後,會依檔案產生期間及檔案產生日期由近至遠進行排序,呈現該機關之檔案目錄(如圖1至圖2)。

圖1-機關檔案目錄瀏覽畫面步驟1
圖1 機關檔案目錄瀏覽畫面步驟1

 

圖2-機關檔案目錄瀏覽畫面步驟2
圖2 機關檔案目錄瀏覽畫面步驟2


2 .機關分類表瀏覽
  「機關分類表瀏覽」是以樹狀結構呈現各機關的檔案分類表,點選後可依中央機關及地方機關的隸屬關係進行展延,方便瀏覽及下載各機關歷次修訂的檔案分類表,並可依照檔案分類號或類目名稱瀏覽相關之檔案目錄(如圖3至圖4)。

圖3-機關分類表瀏覽畫面步驟1

圖3 機關分類表瀏覽畫面步驟1

 

圖4-關分類表瀏覽畫面步驟2
圖4 機關分類表瀏覽畫面步驟2

 

圖5-機關分類表瀏覽畫面步驟3
圖5 機關分類表瀏覽畫面步驟3


二、目錄搜尋
  「目錄搜尋」是以關鍵字詞檢索檔案,可再細分「簡易搜尋」及「進階搜尋」二種。


1.簡易搜尋
  在空白欄中輸入想要查詢的字詞,如「颱風」、「埔里」等,就可以找到相關的檔案。此外,如果輸入關鍵詞搜尋的資料量太多,NEAR 也有提供多個字詞的查詢,以限縮您的查詢範圍,只要在兩個以上的字詞中間以一個空格隔開就可以了,如「內政部 地方自治」,表示查詢的目錄內容須同時出現「內政部」及「地方自治」二個字詞。此外,為方便您瀏覽檢索結果, NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式(圖6)。

圖6-簡易搜尋畫面
圖6  簡易搜尋畫面


2 .進階搜尋
  如想要找尋特定檔案或指定特定欄位進行比較精確之查詢,建議使用進階搜尋方式(圖7)。進階搜尋可指定查詢詞在特定欄位進行查詢,如案名、案由/內容摘要、發文者/檔案產生機關、來文者、主題、附件名稱或上述所有欄位(如有多個字詞,則二個字詞中間以一個空格隔開)。如果您想要排除查詢某些字詞,可以在「但不包含」之空白欄中, 輸入想要排除之相關字詞即可。您甚至可進一步加上特定機關(圖8)、特定期間(圖9)及特定檔號(圖10)進行縮小範圍查詢,讓查詢結果更加精確。 如果您想找尋特定機關,但不確定機關的全銜名稱,可點按「機關搜尋」,例如輸入查詢字詞「文化局」,系統將提供相關機關全銜清單,請點選想要查詢的機關名稱,系統會自動將選擇之機關名稱帶入進行查詢 (如圖11至圖14)。若您勾選「含所屬機關」之選項,就可以查詢該機關及其所屬機關所管有之檔案目錄。此外,也可利用「分類號搜尋」功能查詢某特定類目名稱之檔案目錄 (圖15至圖18)。同樣地,為方便您瀏覽檢索結果,NEAR也提供您設定檢索結果每頁呈現的筆數以及排序方式。

圖7-進階搜尋畫面
圖7 進階搜尋畫面

 

圖8-搜尋字詞加上特定機關之進階搜尋畫面
圖8 搜尋字詞加上特定機關之進階搜尋畫面

 

圖9-搜尋字詞加上特定期間之進階搜尋畫面
圖9 搜尋字詞加上特定期間之進階搜尋畫面

 

圖10-搜尋字詞加上特定機關及檔號之進階搜尋
圖10 搜尋字詞加上特定機關及檔號之進階搜尋

 

圖11-機關搜尋操作步驟1
圖11 機關搜尋操作步驟1

 

圖12-機關搜尋操作步驟2
圖12 機關搜尋操作步驟2

 

圖13-機關搜尋操作步驟3
圖13 機關搜尋操作步驟3

 

圖14-機關搜尋操作步驟4
圖14 機關搜尋操作步驟4

 

圖15-分類號搜尋操作步驟1
圖15 分類號搜尋操作步驟1

 

圖16-分類號搜尋操作步驟2
圖16 分類號搜尋操作步驟2

 

圖17-分類號搜尋操作步驟3
圖17 分類號搜尋操作步驟3

 

圖18-分類號搜尋操作步驟4
圖18 分類號搜尋操作步驟4


3 .使用偏好
  「使用偏好」提供您設定查詢結果的每頁顯示筆數、排序方式及其他功能選項,只要於特定選項小方框中打勾,點按「偏好設定完成」,儲存設定,就可一次針對「簡易搜尋」及「進階搜尋」完成使用偏好的設定(如圖19)。

 

圖19-目錄搜尋中使用偏好之畫面
圖19 目錄搜尋中使用偏好之畫面


4 .縮小查詢結果
  若您搜尋出的查詢結果筆數過多,如利用進階查詢以「金檔獎」為關鍵字詞進行搜尋,檢索到之資料筆數為30,177筆,這時可利用畫面最上方或最下方之限縮搜尋結果功能,輸入另一個關鍵字,再點按「搜尋」,就可以再縮小查詢結果(如圖20及圖21)。

圖20-縮小查詢結果目錄筆數步驟1
圖20  縮小查詢結果目錄筆數步驟1

 

圖21-縮小查詢結果目錄筆數步驟2
圖21  縮小查詢結果目錄筆數步驟2


肆、目錄查詢結果顯示
  簡易搜尋和進階搜尋方式所產生之搜尋結果,都會先顯示案卷層級的簡要條列內容,包含檔案管有機關、檔案名稱、時間及內容簡介(如圖22);另外,您還可點選「顯示所有符合搜尋條件之目錄資料」查看案卷或案件之詳細資料內容(如圖23及圖24)。為維護公共利益或個人隱私,如果以關鍵字進行查詢後,在「案由」、「主題」、「來文者」、「發文者」及「附註」等 5個欄位有相符合的關鍵字,檔案目錄就只會顯示欄位內容包含有與關鍵字相符之文字資訊。此外,為提升檔案檢索效能,檢索結果筆數如果超過 5,000筆以上,NEAR僅會顯示前5,000筆資料 (如圖25),這時會建議您應該再加入其他關鍵詞或者進行限縮範圍查詢。

圖22-搜尋結果之案卷層級簡要條列內容
圖22  搜尋結果之案卷層級簡要條列內容

 

圖23-案件層級之詳細資料畫面
圖23  案件層級之詳細資料畫面

 

圖24-案卷層級之詳細資料畫面
圖24  案卷層級之詳細資料畫面

 

圖25-檢索結果顯示筆數前筆之資料畫面
圖25  檢索結果顯示筆數前5,000筆之資料畫面


伍、申請檔案
  NEAR僅提供檔案目錄查詢,並無檔案影像檔之提供,如欲閱覽或抄錄檔案內容,須向目錄所顯示的受理申請機關提出申請。
  查詢目錄過程中,利用「加到我的檔案夾」功能,可隨時將感興趣的檔案目錄暫存於系統,以方便後續透過系統直接產生檔案應用申請書,向受理申請機關申請檔案。 當您想成為NEAR的會員,請到「顧客中心」選項下辦理帳號申請,即可享有客製化的服務,方便又快速(如圖26)。 依據本局資訊安全規定,若2年內未登入NEAR,帳號會先予以停用。如果帳號已被停用,請您重新申請帳號,造成不便,尚請見諒。

圖26-申請帳號畫面
圖26 申請帳號畫面


  申請帳號後,會員可在查詢時,勾選想要申請之檔案目錄,點按網站下方之「製作申請書」,待系統產出檔案應用申請書,可直接點按申請書最下方之「列印」功能,列印出申請書並簽名後,即可送交該檔案管有機關申請應用檔案(如圖27)。此外,曾經遞交過的檔案應用申請書,均可在NEAR裡面查詢得到,方便瞭解曾經申請應用過哪些檔案,以及方便核對申請紀錄(如圖28)。

圖27-系統產出之檔案應用申請書
圖27  系統產出之檔案應用申請書

 

圖28-我的申請紀錄畫面
圖28  我的申請紀錄畫面


陸、諮詢窗口
  對於機關所彙送公布的檔案目錄有疑問,或者想詢問進一步資訊時,可以在所查到的檔案目錄,點選「受理申請機關」之「聯絡窗口」後,就可以呈現這個機關的聯絡資訊(如圖29 至圖30)。對於NEAR有任何問題或建議,歡迎與聯絡窗口聯繫,電話:(02 )89953618,將有專人為您服務。

圖29-檔案管有機關之聯絡窗口
圖29  檔案管有機關之聯絡窗口

 

圖30-檔案管有機關之聯絡資訊
圖30  檔案管有機關之聯絡資訊

 

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